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採用這五點,讓我的工作事半功倍!

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採用這五點,讓我的工作事半功倍!

上班之後,不少同事抱怨單位加班現象嚴重,每天的工作都做不完,日復一日的積壓。但是我每天都能準時下班,有人說那是因為你的工作輕鬆、雜事少,沒有亂七八糟的事物性工作。其實不是,我在單位主要負責寫材料,同時也做事物性工作,但是我採用了這五點,提高了工作效率,所以拒絕加班。

一是列提綱,分輕重緩急。

每天早上正式開始工作之前,我都會抽出十分鐘時間,想一想今天有哪些工作要做,把它們寫成任務清單。同時按照四項限(重要而且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要不緊急)法則進行分類,從而確定做事情的順序。當你把事情按照輕重緩急分好類之後,一天的大致工作框架就出來了,剩下的就是按照事情的複雜程度分配時間,逐一拆解,這樣工作就找到了主思路,在一團亂麻中縷出了頭緒,避免在工作中一會兒做這個,一會兒做那個,找不到重點和方向。同時在上下午都留出適當的機動時間,既可以作為工既定作的調節,也可以用來處理其他臨時交派的工作。因為有預案,不至於因為領導臨時交給的工作而打亂自己以往的工作節奏。

二是建立時間節點。

我們在上面列的每一項工作,都分配了相應的時間,但是最重要的是設立工作節點。我們知道,在給別人分配工作的時候,都會定一個工作節點,這樣容易讓別人安排好工作節奏。同時,快到工作節點的時候我們也會去催促相應的責任人。節點就是一個deadline意識,它是一個硬性指標,能夠防止你一味拖延,積壓工作。比如,一周當中,以周五下午下班為節點;一天當中,以下午下班為節點;具體到一個事情,就是以下一個事情既定開始時間為節點。有了時間節點,自己就有了壓力和動力,不會隨便浪費工作中的每一分鐘,不會在deadline的惶恐中度過,不會在節點到來的時候匆匆應付。

三是集中短期注意力,提高效率。

有研究表明,成年人注意力集中的最長時間為50分鐘,平均水平在30-40分鐘,超過這個時間,就會注意力低下,走神。所以,我們要在註意力最集中的時候,把重要的事情做好,提高效率。具體來講,對於一個需要時間長、實施步驟較多、比較重要的事情,我們可以對它進行劃分,給每一個步驟分配一個注意力最集中的時間段,在這個時間段就要拋棄所有,進入忘我階段,全力衝刺,然後每完成一個就休息10分鐘,讓自己始終保持在最好的狀態去工作。

四是寫工作日誌。

工作日誌最好是在每天晚上睡前寫,一天工作結束,作為回顧和總結,是一個自我剖析和自我對話的過程。工作日誌便於總結一天工作中失誤的地方和工作效率低下的地方,從而總結經驗教訓,改進工作方法,提高工作效率,促進自己每天進步。我習慣於在有道云筆記上寫,電腦和手機可以同步,可以隨時隨地查看。在以後的工作中,碰到類似的事情,可以翻翻以前的工作日誌,作為案例參考。

五是杜絕無效媒體社交。

有的朋友上班的時候,喜歡電腦上掛著微信,看著綠色的小點不停地在閃,生怕錯過什麼重要信息,於是不停地點開關上,看著微信群中無關緊要的信息,時間就在不知不覺的微信聊天和刷朋友圈的過程中溜走了。有的朋友說,上班不上著微信怎麼行,我們要工作啊,要傳文件啊。相信我,除了新媒體運營之外,其他工作中需要隨時關注微信的很少很少,傳文件的話郵件就可以滿足,並不會多花時間,同時減少了微信聊天帶來的分心。而且,你也不必擔心因為不看微信會錯過什麼大事情,有重要的事情會打電話通知的。

以上就是我提高工作效率的五個方法,希望大家都可以提高工作效率,跟加班說再見!

 

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